За потребител, който тепърва започва да се запознава с приложението Microsoft Office Word (или подобен текстов редактор), може да е трудно да разбере цялото разнообразие от термини, функции и инструменти на програмата. Например такова понятие като „долен колонтитул“може да ви накара да мислите дълго за това какво представлява, за какво се използва и в каква част от документа е.
Документът в текстов редактор обикновено е разделен на няколко области. Текстът се въвежда в основната (централната) част на документа, но по краищата има празни пространства, които обикновено се наричат полета. Горните и долните колонтитули са области, разположени в горния, долния и долния полета на всяка страница на документ. Най-често горните и долните колонтитули се използват за вмъкване на номера на страници в текст, без потребителят да се налага да въвежда всеки номер сам. Номерирането се извършва автоматично: на всяка следваща страница се присвоява стойност, увеличена с единица. Горните и долните колонтитули могат да съдържат надписи: час, дата, име на фирма или име на документ. Можете също да поставяте графични обекти в горните и долните колонтитули - фирмено лого или друго изображение. Защо е по-удобно да използвате горни и долни колонтитули за вмъкване на повтарящ се текст и графични обекти. Текстът или графичният обект в горните и долните колонтитули не се променя, не се движи, не се изкривява. Не е необходимо да въвеждате един и същ текст на всяка нова страница. Когато горните и долните колонтитули са активни, основната част на документа става недостъпна за редактиране, така че външният му вид не се променя. Бърз достъп до горните и долните колонтитули може да се получи чрез двукратно щракване върху левия бутон на мишката в горната или долната част на документа. Когато горните и долните колонтитули са активни, в контекстните инструменти на редактора се предлага допълнителен раздел „Дизайн“, с който можете да промените външния вид на горните и долните колонтитули, да вмъкнете необходимите обекти. в раздела „Вмъкване“. Изберете горния или долния колонтитул от раздела „Горни и долни колонтитули“, от шаблоните, предлагани в падащия списък, изберете опцията, която харесвате с левия бутон на мишката - това поле автоматично ще премине в режим на редактиране на горния и долния колонтитул. За да излезете от него, щракнете двукратно в основната част на документа с левия бутон на мишката.
