По принцип принтерът е компютъризирана пишеща машина. Матричните принтери печатат с помощта на специални пръчки със символи. Щифтовете удрят лентата и прехвърлят изображението върху хартията.
Принтерите работят по различен начин в зависимост от модела. Лазерът например работи на основата на статично електричество и специален тонер, който представлява сухи фини частици. Когато преминат през тонерния блок, те се нагряват от лазерния лъч, след което се появяват на барабана в принтера. Тонерът събира заредени частици и прехвърля изображение на символите върху хартията, която се отпечатва изцяло. Мастиленоструйните принтери работят по различен начин. Повечето от тях използват мастило на водна основа. Мастиленоструйните принтери имат печатаща глава, която първо сканира изображение и след това загрява мастилото. Желаните символи се получават първо на лентата на касетата, а след това върху хартията. Изображението не се отпечатва веднага - принтерът извежда символи постепенно и скоростта на печат се влияе от настройките на определен модел. Когато искате да отпечатате документ, просто щракнете върху бутона "Печат". Принтерът печата, защото компютърната система е прехвърлила тази информация в паметта си с произволен достъп - буфера за данни. Можете да задавате задачи една по една или да отменяте печата, като използвате подходящите настройки на компютъра в програмата за принтер. Техникът ще се справи сам с получените задачи, просто внимавайте за наличието на хартия в тавата. Ако принтерът не реагира на команди или отпечата празни страници, е възникнала някаква неизправност. Трудно е да определите хардуерната повреда сами, но ако принтерът отпечатва празни листове, може да е свършило мастилото. Това е лесно да се разбере, ако преди това сте забелязали, че яркостта на отпечатъците намалява или се появяват ивици върху хартията или ако отпечатъкът е с лошо качество. Ако инсталираните касети са били "оригинални", принтерът ще покаже съответното съобщение, ако е "съвместимо" - следете нивото на мастилото.
