Регистрацията на входящ документ е фиксиране на факта на получаване на документ в организация. Независимо дали става въпрос за документ на хартиен или електронен носител, трябва да му бъде присвоен регистрационен код и бележка за получаването му във формулярите за регистрация. Това е необходимо, за да се контролира изпълнението на документацията и да се улесни търсенето на необходимата информация.
Необходимо
- - компютър с достъп до интернет;
- - браузър.
Инструкции
Етап 1
Стартирайте програмата "SB Incoming Documents", за да регистрирате входящия документ. Щракнете върху бутона "Добавяне", за да добавите документа. Изберете командата "Нов документ", задайте сериен номер на картата. Попълнете полето "В чие име", по подразбиране това е директорът на организацията, ако получателят на документа е различен, щракнете върху бутона вдясно от полето и добавете друг елемент към директорията, например, Заместник директор. Изберете тема за документа, първо я добавете в директорията. Щракнете върху черната стрелка, в празен ред въведете темата на документа. Щракнете върху бутона "Затвори", след което изберете въведената тема в полето.
Стъпка 2
Присвойте код на документа, за да допълни регистрационния индекс, след това задайте датата на получаване на документа, той трябва да бъде поставен на входящия документ, след това да присвоите номера на входящия документ, той също трябва да бъде отбелязан на самия документ. След това прехвърлете датата и номера от входящия документ. Възможна е регистрация на входящ документ от физическо лице, щракнете върху бутона "Индивидуално" и въведете данни за него.
Стъпка 3
Попълнете полето „От“, за да регистрирате входящия документ. Кликнете върху черната стрелка и добавете подателя към директорията или изберете съществуващ в това поле. След това попълнете полето "Кратко описание и резолюция". Тук въведете същността на документа, както и резолюцията на главата (какво трябва да се направи, в какъв срок). Попълнете полето "На кого е изпратен", това ще улесни по-нататъшния контрол върху изпълнението на документа. Попълнете тази информация от резолюцията на мениджъра. Попълнете полето Кой е подписал, като първо добавите длъжностното лице в съответната директория. Изберете датата на падежа в съответното поле. Това ще позволи на програмата да ви напомни за наближаващия срок за изпълнение на документа. Попълнете датата на падежа на документа. Качете документа в системата, като щракнете върху бутона „Преглед“. Щракнете върху бутона "Запазване", за да завършите регистрацията на входящия документ.
Стъпка 4
Стартирайте алтернативна програма за регистриране на входящия документ. Програмите за електронно управление на документи предполагат подобна последователност от действия с регистрацията на входящите документи. Използвайте програми като „Работа в офиса“, „Ефрат“, „Бизнес“.
