Електронните таблици на Microsoft Excel са идеалният начин за съхраняване на информация за контакт. Наличието на телефонен указател в Excel улеснява добавянето и премахването на информация за контакт. Създаването на такава книга се състои от две основни процедури: добавяне на подходящата колона и въвеждане на информацията.
Необходимо
Инсталиран Microsoft Excel 2007
Инструкции
Етап 1
Отворете Microsoft Excel 2007.
Стъпка 2
Добавете заглавие в горната част на таблицата, за да знаете какво съдържа. Може да ви е необходим един телефонен указател за лична употреба и друг за служебна или служебна употреба. Името ще помогне да ги различавате един от друг. Използвайте горната лента с инструменти, за да маркирате заглавието.
Стъпка 3
Пропуснете няколко реда, за да персонализирате колоните в телефонния указател. Използвайте следните заглавия на колони: име, адрес, град, щат, пощенски код, телефонен номер, номер на факс и имейл адрес. Въведете тези заглавия за всяка от колоните. Много по-лесно е да се чете и намира информация, когато отделните елементи са в отделни колони.
Стъпка 4
Маркирайте реда на заглавията на колони, като щракнете върху номера на реда вляво. Използвайте инструментите в горната лента, за да центрирате и удебелите заглавия на колоните.
Стъпка 5
Въведете информация във всяка колона. Това може да отнеме известно време. Трябва само веднъж да въведете цялата налична информация за контакт в Excel, след което просто да добавите нови контакти и да актуализирате информацията. Ако липсват някакви данни, просто оставете клетката празна.
Стъпка 6
Форматирайте текста в колоната с пощенски код. Изберете целия текст в колоната (с изключение на заглавията). Щракнете с десния бутон върху селекцията и изберете Форматиране на клетки. В раздела "Номер" кликнете върху елемента "Допълнителен". Щракнете върху Пощенски код или Пощенски код +4. Щракнете върху OK. Това ще преобразува всички индекси в един формат.
Стъпка 7
Форматирайте текста в колоната с телефонни номера. Изберете целия текст в колоната, с изключение на заглавията. Щракнете с десния бутон и изберете Форматиране на клетки. В раздела „Номер“изберете „Допълнителен“. Кликнете върху елемента "Телефонен номер" в раздела "Тип". Щракнете върху OK. Всички телефонни номера ще бъдат форматирани.
