Номенклатурата на делата е номериран списък на заглавията на делата, които се подават в рамките на организация. Съгласно този документ се извършва цялата работа по документацията на предприятието. Той отразява времето за съхранение на конкретни документи и кой отдел е отговорен за коя документация.
Необходимо
- - познания за деловодството;
- - типичен списък с документи със срокове за съхранение.
Инструкции
Етап 1
Вземете решение за разработването на номенклатурата, това трябва да се направи, като се използва заповедта за организацията. В него посочете кой трябва да направи номенклатурата, под чие ръководство и в какъв срок. След това изяснете обхвата на елемента. За да създадете индивидуална номенклатура, можете да използвате приблизителна, тя може да бъде съставена за групи организации, които са част от една и съща система. Обмислете структурата на вашата организация, когато съставяте този документ.
Стъпка 2
Изберете схемата за класификация, въз основа на която ще бъде изградена номенклатурата. Това зависи от структурата на предприятието. Ако е достатъчно стабилна, изберете блок-схема на номенклатурата. Ако се променя често, изберете функционално-производствена схема. В първия случай разделите на номенклатурата ще съответстват на имената на структурните подразделения на компанията. Последователността на тяхното местоположение трябва да бъде подобна на таблицата с персонала. Във втория случай използвайте функциите или насоките на дейността на организацията като раздели при съставянето на номенклатурата на фирмените дела.
Стъпка 3
Формулирайте заглавията на делата. Заглавието трябва да бъде ясно, кратко и да разкрива основната структура и съдържание на документите по делото. Включете в него и изясняване на съдържанието на делото, информация за автентичността и копия на документи. Не използвайте уводни думи, сложни фрази и неспецифични формулировки в заглавията.
Стъпка 4
Когато съставяте списък със заглавия, използвайте следните знаци: номинален (вид документ), авторски, кореспондент, хронологичен (време на създаване), предмет-въпрос, географски.
Стъпка 5
Определете периодите на съхранение за случаите, за това използвайте стандартен списък с документи за управление. Завършете дизайна на номенклатурата, самият текст трябва да изглежда като таблица, поставете печата за одобрение на заглавната страница.
