MS Access е много лесен за използване, тъй като има прост потребителски интерфейс. Също така е възможно не само да се съхранява важна информация, но и да се обработват данни, включително създаването на формуляри, отчети и различни диаграми.
Необходимо
- - компютър;
- - Програма MS Access.
Инструкции
Етап 1
Стартирайте програмата Access и през менюто в раздела "Файл" кликнете върху "Ново". След това изберете "База данни" и щракнете върху OK. Ще се появи прозорец, в който ще трябва да посочите името на базата данни или да се съгласите с предложената db1, а също така ще трябва да изберете местоположението за съхранение на базата данни.
Стъпка 2
След създаването на основата ще се появи прозорец с функции за по-нататъшна работа. Вляво има колона със списък с раздели. Елементът "Таблици" трябва да бъде избран по подразбиране. Вдясно от колоната има списък с опции за създаване на таблици в базата данни: "Създаване на таблица в режим на проектиране", "Създаване на таблица с помощта на съветника", "Създаване на таблица чрез въвеждане на данни".
Стъпка 3
Кликнете върху „Създаване на таблица в режим на проектиране“, за да създадете нова таблица в базата данни. На екрана ще се появи нов прозорец с мрежа в горната част за въвеждане на параметри на таблицата: полета, тип поле и описание. Свойствата на всяко ново поле се показват в долната част на прозореца.
Стъпка 4
Създайте таблица с четири полета:
1. Код. Типът поле е цифров.
2. Фамилия. Типът поле е текст.
3. Име. Тип поле - текст
4. Телефон. Типът поле е текст.
Маркирайте първото поле и щракнете с десния бутон и изберете Ключово поле. Затворете и запазете създадената таблица под удобно за вас име, например „Агент“. Отворете създадената таблица и въведете данните за двата агента.
Стъпка 5
Създайте друга таблица с три полета:
1. Позиция. Типът поле е текст.
2. Заплати. Типът поле е паричен.
Затворете и запазете създадената таблица с име като „Служител“. Отворете създадената таблица и въведете данни за двама служители.
Стъпка 6
Кликнете върху раздела "Заявки" и след това върху "Създаване на заявка в режим на проектиране". Ще се отвори прозорец със списък с таблици, създадени в програмата. Изберете и двете вече създадени таблици. В долната част на формуляра за заявка, в първата колона изберете полето "Служител. Фамилия", а във втората колона - "Организация. Позиция". Затворете и запазете формуляра за заявка за заглавие на служител. Ако отворите тази заявка, ще видите само две колони "Фамилия" и "Заглавие". Тук ще бъде показана само информацията от интерес, каква позиция заема определен служител.
Стъпка 7
За удобство при попълване на базата данни щракнете върху раздела „Формуляр“и след това върху „Създаване на формуляр с помощта на съветника“. В прозореца, който се отваря, изберете таблицата „Агент“и след това от прозореца „Налични полета“, като използвате бутона със стрелка, преместете полетата „Фамилия“, „Име“, „Телефон“в „Избрани полета“прозорец. Щракнете върху бутона Напред и изберете удобен формат на формата, например лента. Щракнете върху Напред и изберете стила, който искате, например Стандартен. Щракнете върху бутона Напред и дайте име на формуляра Агент. Щракнете върху бутона Finish. Ще се появи формуляр с две полета, които вече съдържат информация за двама агенти. По-долу е празно поле, където можете да въведете информация за третия агент и т.н.
Стъпка 8
В прозореца на базата данни изберете „Отчети“и кликнете върху раздела „Създаване на отчет с помощта на съветника“. В прозореца, който се отваря, изберете заявката "Позиция на служител". От левия прозорец плъзнете „Фамилия“и „Позиция“в дясно полета, щракнете върху бутона „Напред“и след това върху бутона „Готово“. На екрана ще се появи формуляр за отчет с информация от избраната заявка. Функцията за отчет позволява да се избере желаната информация от базата данни за по-удобно възприемане. Също така, отчетите могат да бъдат отпечатани.
Стъпка 9
Макросите ви позволяват да автоматизирате действия върху обекти на база данни. Кликнете върху раздела "Макроси" и след това върху бутона "Създаване". Ще се отвори прозорецът за проектиране. От падащия списък изберете макроса OpenRequest и след това изберете името на заявката, заглавие на служителя. Затворете прозореца и запазете създадения макрос. Щракнете двукратно върху създадения макрос и ще се отвори заявката „Позиция на служителя“.
