Въпросът за необходимостта от създаване на електронен архив в предприятието става все по-спешен. И това не е случайно, тъй като въвеждането на нови информационни технологии не само гарантира безопасността и надеждността на документите, но също така намалява времето за тяхното търсене, а също така позволява, ако е необходимо, няколко служители да имат достъп до едни и същи данни наведнъж.
Инструкции
Етап 1
Създаването на архив от електронни документи включва няколко етапа. Първоначално закупете и инсталирайте лицензирания софтуер на компютърното оборудване на компанията.
Стъпка 2
Подгответе документи, тоест организирайте ги, идентифицирайте ги в съответствие със съществуващата структура на циркулацията на документи във вашата организация. По-конкретно, на този етап те ще трябва да бъдат регистрирани, сортирани по срок на годност и телбод и телбод да бъдат премахнати от незашитите листове.
Стъпка 3
Следващата стъпка е дигитализиране или сканиране на документи. Извършва се на техническо оборудване, което поддържа точно вида и формата на документа, който се използва в тази организация. На този етап проверете качеството на възпроизвеждането на документи, ако е необходимо, сканирайте отново.
Стъпка 4
Следва етап на конвертиране (конвертиране) на документи във формат, който отговаря на концепцията за техните стандарти за съхранение и производство, а след това - етап на индексиране, т.е. „Присвояване“на ключови думи към всеки документ за последващо търсене на необходимата информация или създаване на пълнотекстова база данни.
Стъпка 5
В края на работата по създаването на електронен архив задайте настройките (право на достъп, право на промяна на документи) и обучете персонала на организацията.
