Попълването на документ на Excel с помощта на падащи списъци може значително да ускори и опрости работата с таблици. Падащите списъци са полезни при работа с постоянни или рядко променящи се данни. Достатъчно е да създадете набор от данни веднъж, така че по-нататъшното попълване на документа да се извършва почти автоматично.
Метод 1. Бърз падащ списък
Най-бързият начин за създаване на падащ списък в Excel е чрез използване на функцията Избор от падащ списък в контекстното меню на клетката. Принципът му на действие прилича на обичайното автодовършване на Excel.
Първо, трябва да въведете списък с категории от бъдещия списък в колоната една по една, без да пропускате празни клетки. В следващата клетка трябва да зададете курсора и да извикате контекстното меню, като щракнете върху полето „Избор от падащия списък“. Още по-лесно е да извикате падащото меню, като натиснете клавишите "Alt" + "Стрелка надолу".
Този метод е подходящ само за данни, въведени строго в рамките на една колона и без пропускане на клетки.
Метод 2. Универсален
По-гъвкавият начин за създаване на падащ списък в Excel ще изисква повече манипулация, но в същото време ви позволява да решавате по-сложни проблеми.
Първо, трябва да изберете диапазон със списък с категории от бъдещия списък. По-нататъшната последователност от действия зависи от версията на програмата.
В Excel 2007 и по-нови версии, в полето "Формули" кликнете върху "Мениджър на имена" - "Създаване". В диалоговия прозорец, който се отваря, трябва да въведете име, като вземете предвид факта, че то трябва да започва с буква и да няма интервали. След като завършите въвеждането, трябва да кликнете върху "OK".
Можете да го направите още по-лесно - след като изберете диапазон, промяната на името е достъпна в съответното поле, разположено вляво от функционалната линия, където обикновено е посочен адресът на клетката. След като въведете името на диапазона, не забравяйте да натиснете "Enter".
В по-ранните версии на Excel до 2003 г. трябва да изберете „Вмъкване“, след това да щракнете върху „Име“и да изберете „Присвояване“. По-нататъшната последователност е непроменена.
Сега трябва да изберете диапазона от клетки, към които ще принадлежи създаденият списък. За това се избира област от клетки, отваря се раздел „Данни“, в който трябва да изберете функцията „Проверка на данни“. В отворения диалогов прозорец, в раздела "Параметри", в полето "Тип данни" задайте "Списък". В полето "Източник", което се появява, щракнете върху "=" и въведете името на създадения списък. Когато кликнете върху "OK", клетките в избрания диапазон, когато кликнете върху тях, получават падащо меню.
Този метод за създаване на падащ списък в Excel е добър за категории, които са фиксирани по отношение на броя на категориите с реализираната възможност да променят името си.
