Базата данни е каталог с информация. Данните са организирани съгласно общоприетите правила. Телефонните указатели или речниците са най-простите примери за бази данни. С развитието на изчислителните технологии базите данни станаха много по-големи и по-сложни.
Разбиране на базите данни
Базата данни е инструмент за събиране и организиране на информация. Те могат да съдържат данни за хора, продукти, финанси и др. Изграждането на база започва с обикновен списък или електронна таблица. С течение на времето този списък се разраства и излишъкът и несъответствията започват да се появяват в данните. Става трудно да се мисли за тях като за списък. След като тези проблеми започнат да се появяват, е добре да ги превърнете в база данни, използвайки система за управление на база данни (СУБД). Един от най-добрите продукти в тази област е Microsoft Office Acess, който съчетава гъвкавост, лекота на използване и лесен за употреба интерфейс.
Маси
Таблица в база данни изглежда като проста таблица, тъй като данните се съхраняват в редове и колони. В резултат на това обикновено е доста лесно да импортирате обикновена таблица в база данни. Основната разлика между електронната таблица и базата данни е нивото на организация на информацията.
Всеки ред в таблицата се нарича запис. Избраните части от информацията се съхраняват в записи. Всяко от тях се състои от едно или повече полета. Полетата са аналогични на колоните в таблица. Например можете да създадете таблица, наречена „Служители“, където всеки запис (ред) съдържа личните данни на работника (име, фамилия), а всяко поле (колона) дава информация за него (адрес и т.н.). Полетата трябва да бъдат обозначени като специфичен тип данни, било то текст, дата, час, номер или някакъв друг вид информация.
Форми
Понякога формулярите се наричат „екрани за въвеждане на данни“. Това е типът интерфейс, използван за работа с вашите данни. Формулярите често съдържат командни бутони, които изпълняват различни функции. Напълно възможно е да създадете база данни, без да използвате формуляри, като редактирате входните данни в референтните таблици. Повечето бази данни обаче използват формуляри за преглед, въвеждане и промяна на таблици.
Запитвания
Заявките са истинските работни коне на базата данни и могат да изпълняват много различни функции. Най-често срещаното им приложение е извличането на конкретни данни от таблици. Информацията, която потребителят иска да получи, обикновено се разпределя в няколко таблици. Заявките ви позволяват да преглеждате всички таблици едновременно и да показвате резултата от търсенето на екрана. Освен това заявките ви позволяват да добавяте критерии, които филтрират данни за конкретна заявка.
Доклади
Отчетите се използват за обобщаване и представяне на данни в таблици. Всеки отчет може да бъде редактиран, за да представи информация в различен формат. Отчетът може да бъде генериран по всяко време и той ще отразява текущото състояние на базата данни.
Макроси
Макросите в Access са аналогични на програмния език, използван за добавяне на функционалност на базата данни. Например, когато прикачвате макрос към бутон във формуляр, той ще се изпълнява при всяко щракване върху този бутон. Макросите съдържат действия за изпълнение на конкретни задачи, като например генериране на отчет, изпълнение на заявка или коригиране на информация. Повечето ръчни операции с база данни могат да бъдат автоматизирани с помощта на макроси. Това спестява много време и ресурси за компютър.
