Ms Excel е мощен редактор на електронни таблици. Тя ви позволява да работите с големи типове данни, а именно да ги сортирате според даден критерий, да зададете необходимите формули и много други.
Сортиране по даден филтър
Една от важните и необходими функции на програмата Ms Excel е автоматичното сортиране по даден параметър. Тази функция ви позволява да организирате данни в таблица на MS Excel. Можете да сортирате данни от различни типове: текст, като фамилни имена, и числови, като дати. Има поне два вида сортиране.
За да подредите фамилните имена по азбучен ред, трябва да изберете сортиране по един атрибут. Струва си да се каже, че фамилните имена в Ms Excel могат да бъдат систематизирани във възходящ ред, т.е. от "A" до "Z", или обратно, в низходящ ред. Това е така нареченият прост сорт.
При този тип сортиране е достатъчно да изберете колоната, съдържаща фамилните имена, които да бъдат сортирани. След това в контролния панел на MS Excel горе вдясно намерете опцията Сортиране и филтриране. Кликнете върху него с левия бутон на мишката, пред вас ще се отвори прозорец, в който можете да изберете сортиране от първата буква на азбуката до последната, в обратен ред или независимо да определите необходимия параметър. Подходящо е просто сортиране, ако в документа на MS Excel има само една колона с фамилни имена.
Ако вашият документ има много колони, Ms Excel може да ви помоли да изясните дали да разширите областта за форматиране или не. В тази връзка ще се появи съответният диалогов прозорец. Можете да изберете да разширите диапазона или да сортирате според маркираната стойност. Ако изберете Разширение за автоматично форматиране, клетките, свързани с колоната за форматиране, пак ще останат прикрепени към нея. В противен случай сортирането няма да ги докосне. В този момент трябва да внимавате, тъй като данните в документа, ако сортирането е неправилно избрано, рискуват да се смесят.
Персонализирано сортиране
Потребителят може да използва друг начин за сортиране на фамилните имена по азбучен ред чрез избор на персонализиран диапазон. В този случай ще трябва самостоятелно да посочите колоната, по която ще бъдат подредени данните. Потребителското действие на Ms Excel ще бъде същото, с изключение на това, че сте избрали опцията Персонализирано сортиране в раздела Сортиране и филтриране. След това потребителят избира колоната, по която данните трябва да бъдат подредени. В този случай това е фамилната колона. Следващата стъпка е да изберете сортиране по азбучен ред от първа буква до последна или обратно. Такова сортиране обикновено се нарича сложно.
Не забравяйте, че в Excel можете да сортирате всяка колона, независимо от местоположението й на листа. В зависимост от това коя версия на Ms Excel сте инсталирали, настройките за автоматично сортиране могат да варират, същността на работата остава непроменена.
