MS Excel е много удобен инструмент за извършване на изчисления и представяне на таблични данни. При изготвянето на документация за отчитане обаче често се изисква предоставяне на таблична информация във формат Word. В същото време понякога е необходимо да се преведе не само прякото съдържание на информацията, но и форматирането на документите.
Необходимо е
MS Word, MS Excel, компютър
Инструкции
Етап 1
За да преведете информация от файл, записан във формат Excel в Word, отворете файла с електронната таблица, изберете необходимите клетки в него, щракнете с десния бутон и изберете "Копиране". След това стартирайте програмата MS Word, създайте празен документ (като правило се създава автоматично) и поставете в него фрагмента, копиран от Excel. В този случай броят на колоните, необходими за представяне на таблицата, ще се появи в създадения документ и всеки ред от таблицата на Excel ще бъде представен като отделен ред в документа.
Този метод е най-простият, но при използването му форматирането на оригиналния документ се губи. Освен това по-нататъшното редактиране на такава псевдотаблица, създадена в Word, ще бъде много трудно.
Стъпка 2
За да направите таблица, подготвена в Excel, да изглежда почти еднаква в Word, поставете копираната информация в предварително подготвената таблица. За да направите това, пребройте колко колони и редове има оригиналната таблица. След това в Word изберете елемента от менюто "Таблица" и "Вмъкване". Въведете броя на колоните и редовете в прозореца, който се появява, и щракнете върху потвърждение. Всички други (козметични) настройки могат да бъдат направени по-късно.
Сега, както в първия случай, копирайте желаната част от таблицата. След това с мишката изберете цялата таблица, създадена в Word, щракнете с десния бутон и изберете "Поставяне". Всички данни от оригиналната таблица ще бъдат спретнато разпределени между празните клетки на таблицата Word. С помощта на инструментите за форматиране на Word коригирайте неправилно поставените части на таблицата.
Този метод е оптимален за изготвяне на отчетна документация, но не позволява да запазите формулите, което ще усложни последващото преизчисляване на данните.
Стъпка 3
За да копирате таблица от Excel заедно с формули и дизайн, използвайте не проста, а "специална" паста. За да направите това, също копирайте необходимия фрагмент от таблицата, след което изберете „Редактиране“- „Специално поставяне“от менюто на Word. След това изберете реда "Microsoft Excel лист (обект)" в прозореца, който се появява.
Обърнете внимание на позицията на точката в редовете "Вмъкване" и "Свързване". За изготвяне на стандартна документация оставете този указател на реда "Вмъкване".
Ако имате нужда от информацията в документа на Word да се променя автоматично в зависимост от данните в таблицата на Excel, след това изберете елемента "Link". Необходимо е обаче да се гарантира, че файлът Word има постоянен достъп до файла във формат Excel.
